档案服务外包工作规范第2部分 档案数字化服务的承接与管理

随着信息化建设的深入推进，档案数字化已成为提升档案管理效率、保障档案安全与便捷利用的关键环节。将档案数字化服务进行外包，是许多机构优化资源配置、聚焦核心业务的普遍选择。为确保外包工作的质量、安全与合规性，特制定本部分规范，旨在明确档案数字化服务承接工作的各项要求与标准。

一、 承接方资质与能力要求
承接档案数字化服务的机构（以下简称“承接方”）必须具备相应的合法经营资质，其业务范围应明确包含档案数字化处理或相关信息技术服务。承接方需拥有稳定的专业团队，核心技术人员应具备档案管理基础知识、数字化加工专业技能以及信息安全意识，建议持有相关职业资格证书。承接方应具备与项目规模相匹配的固定加工场所、专业的数字化设备（如高速扫描仪、图像处理软件、数据存储服务器等）以及完善的质量控制与安全管理设施。

二、 服务流程规范

1. 项目启动与评估：承接方需与发包方（档案所有者或管理者）共同进行档案状况评估，确定数字化范围、技术标准（如分辨率、存储格式）、验收指标和时间计划，并签订详尽的保密协议与服务合同。
2. 档案交接与保管：建立严格的档案交接程序，双方确认档案数量、状态并签字。承接方必须提供符合“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防污染）要求的专用库房或区域用于存放待数字化档案，实施24小时监控与出入登记，确保实体档案安全。
3. 数字化加工操作：加工过程应遵循流程化、标准化作业。包括档案整理、目录著录、扫描采集、图像处理、数据挂接、质量检查等环节。扫描过程需确保档案原件不受损，图像清晰、完整、不失真。应建立批次管理日志，实现加工过程的全流程追溯。
4. 数据管理与备份：数字化产生的电子数据需立即进行备份，并采取加密存储、访问控制等措施。数据在传输、交付过程中必须使用安全通道，严防信息泄露。
5. 成果交付与验收：按照合同约定格式和方式交付数字化成果（包括图像数据、目录数据、相关说明文档等）。配合发包方依据预定的质量标准和抽检比例进行验收。
6. 档案归还与销毁：验收合格后，完整、有序地归还所有实体档案。对数字化过程中产生的废件、中间稿等涉及档案信息的载体，必须在双方监督下进行不可恢复的彻底销毁。

三、 质量与安全管理核心
承接方必须建立并运行一套完整的质量管理体系和安全保障体系。

• 质量管理：实行“三检制”——自检、互检、专检。设定明确的图像合格率、数据准确率等量化指标，确保数字化成果的完整性、可用性和规范性。
• 安全管理：贯彻安全保密第一原则。加强人员保密教育，签订保密承诺书；对加工场所进行物理隔离和电子屏蔽；严禁使用非专用设备处理档案信息，禁止私自复制、传播任何档案内容；制定应急预案，防范数据丢失、泄露等风险。

四、 监督与责任界定
发包方有权对承接方的加工现场、操作流程进行不定期监督和检查。在合同期内，档案实体与信息的安全责任由承接方承担。如因承接方原因造成档案损毁、丢失、信息泄露等，承接方须承担相应的法律与经济责任。项目全部结束后，承接方应移交所有相关记录，并承诺在一定期限内彻底清除自有设备中留存的发包方档案数据。

遵循本规范开展档案数字化服务承接工作，能有效规范外包市场秩序，降低档案管理风险，保障档案数字化项目的顺利实施与成果的长远价值，最终实现档案信息资源的安全、高效保管与利用。